Yaodong's blog

时间追踪和子系统

最近读了苏联科学家柳比歇夫的传记《奇特的一生》,深受启发。其中,两个最重要的收获是:时间追踪,子系统。

时间追踪

柳比歇夫按照“日期+事件+花费时间”的格式记录自己每天的时间开销。除了工作,休息、看报、散步等所有活动花费的时间,柳比歇夫都记录在日记中。每天记录5~7行。有了可靠的数据之后,再进一步分析自己的时间使用情况。柳比歇夫会按时进行统计分析,检查自己的工作效率。

时间追踪包括两部分:记录和统计分析,二者缺一不可。使用它的主要目的是:

  • 保持效率,避免陷入时间黑洞。
  • 发现时间使用的不合理之处,对时间分配做出调整。
  • 了解自己每类工作的效率,对任务的时间花费估算更加准确,从而更合理安排时间。
  • 避免偏离目标。

子系统

所谓子系统,就是讲生活中一切有重复性、有规律的事务或物品,都整理到相应的一套行为方式里面。

比如某类资料的整理方法、某类问题的决策方法、某类物品的存放方法。实际上,人们都有自己的子系统。大部分情况下,我们称之为习惯或者偏好。比如购物时候选择同类商品中指标最好的、遇到决策首先咨询领域专家、衣物整理按照使用频率或者颜色,等等。只不过,大部分人都没有意识到,或者,没有有意识去发展自己的子系统。

而子系统的目的,仍旧是提高效率,节省时间。下面这些都属于子系统范畴:

  • 所有的清单,比如购物清单,工作验收清单。
  • 《怦然心动的人生整理魔法》中介绍的整理方法。
  • 图书馆卡片目录系统。
  • Amazon 的订阅商品。

子系统本身需要长久的的建立、更新和整理工作。

实践

市面上有很多的时间记录软件和服务,但是绝大部分都是为公司设计,用于提高员工的工作产出。仅有的几个为个人设计的统计软件也都差强人意。最终,我筛选出来的时间记录可用的方案有两个:

  1. 使用番茄工作法将时间进行分块,然后使用 Numbers/Excel/DayOne 进行时间统计。
  2. 使用 aTimeLogger2/Timetrack.io 进行时间统计。

切记,记录只是时间追踪法的开始,统计和分析才是重点。这需要投入大量的时间和精力。

子系统的实践方法很简单。比如在 Evernote 中建立一个名为“子系统”的笔记本,每个子系统作为一篇笔记。

以 Weekly Review 这个子系统为例,内容包括但不限于:

  1. 建立的目的(作为以后维护的准则)。
  2. 安排的时间是什么时候,时长多久,在哪里设置的提醒。
  3. 要检查的所有事项的清单。
  4. 需要自我检视的问题清单,需要总结的内容清单。
  5. 自我总结的格式,保存在哪里。

从中可以看出,子系统的维护重点是:内容事无巨细,以期避免执行时候的注意力损失或者人为错误。最终下来,一个人应该可以整理出几百个,甚至上千个子系统。通过对这里子系统的定时整理和回顾,应该可以大大提升个人效率。

最后,提供一些相关资源: